Сделать google календарь!
Сделать все мероприятия в гугл каледнаре, тогда каждый мог бы поставить себе с ним синхронизацию и каждый мог бы видеть когда проходят занятия у себя на телефоне!
Было бы наглядно на месяц вперед видеть, что, когда и во сколько проходит!